Il 21 aprile 2023 è stata adottata una modifica alla ZEPDSV-A, che entrerà in vigore il 20 novembre 2023 (Gazzetta Ufficiale della RS, n. 40/06, di seguito: ZEPDSV)
BREVE PANORAMICA DELLE MODIFICHE:
1. Definizione del termine del lavoratore
2. Trasmissione dei dati all’Istituto per l’assicurazione sanitaria della Slovenia
3. Dati da inserire nel registro dell’orario di lavoro
4. Tenuta dei registri dell’orario di lavoro (gestiti dal datore di lavoro)*
5. Obbligo di archiviazione dei dati dell’orario di lavoro
6. Gestione dei registri dell’orario di lavoro in forma elettronica (solo in alcuni casi)
7. Sanzioni e la nuova definizione delle sanzioni – verifica qui
Di seguito, ciascuna delle modifiche di cui si dovrà tener conto viene descritta più dettagliatamente secondo i punti sopra menzionati.
1. Ai fini della presente legge, chiunque presta attività lavorativa con qualsiasi altra base giuridica, cioè anche lavoro a contratto, lavoro di studente, lavoro d’autore, purché svolto come lavoro presso un datore di lavoro, lavoro di assistente familiare , è considerato lavoratore “dipendente” > obbligo di tenere un registro delle ore di lavoro.
2. L’emendamento adottato prevede ora che il datore di lavoro debba fornire i dati allo ZZZS (inclusione previdenziale) il giorno in cui inizia il lavoro previsto dal contratto di lavoro, ma non oltre prima dell’inizio del lavoro (e non più entro 8 giorni). L’assunzione/assicurazione fino ad 8 giorni passati non sarà più possibile.
3. Fino ad ora, l’attuale regolamentazione relativa alla registrazione dell’orario di lavoro richiedeva ai datori di lavoro solo di inserire i dati sul numero di ore lavorate, ma non i dati sull’inizio e la fine dell’orario di lavoro giornaliero. Ora è necessario registrare l’inizio e la fine dell’orario di lavoro. Deve essere consentita una pausa durante l’orario di lavoro, le modalità di fruizione e la durata possono essere annotate nei documenti interni, ma non è necessario tenerla separata nella sezione “inizio/fine pausa”.
La ZEPDSV-A amplia inoltre significativamente l’insieme dei dati che il datore di lavoro deve conservare quotidianamente (straordinari, ore non retribuite per le quali viene percepita un’indennità dal datore di lavoro, ore non retribuite per le quali il lavoro notturno non viene compensato, ore non retribuite per le quali viene addebitata un’indennità ad altre organizzazioni, lavoro domenicale, lavoro festivo,…)
Ottieni qui un esempio della evidenza da tenere sull’orario di lavoro.
4. INFORMAZIONI IMPORTANTI > comunicazione scritta al lavoratore dei dati contenuti nel registro sull’utilizzo dell’orario di lavoro
Viene introdotto l’obbligo del datore di lavoro di comunicare per iscritto al lavoratore i dati del registro di utilizzo del mese precedente entro la fine del giorno di paga e il diritto del lavoratore di chiedere al datore di lavoro una volta alla settimana di informarlo per iscritto dei dati relativi al registro delle ore di lavoro. Il datore di lavoro può anche inviare la notifica scritta in formato elettronico all’indirizzo e-mail del dipendente fornito e il cui utilizzo è imposto dal datore di lavoro. Costituisce obbligo di notifica anche l’accesso elettronico diretto da parte del lavoratore alle registrazioni relative all’utilizzo dell’orario di lavoro, fornite dal datore di lavoro.
5. Obbligo di tenuta delle registrazioni sull’utilizzo dell’orario di lavoro > La modifica impone l’obbligo per il datore di lavoro di conservare le registrazioni sull’utilizzo dell’orario di lavoro e la documentazione in base alla quale vengono inseriti i dati nei registri sull’utilizzo dell’orario di lavoro presso la sede o sul luogo di lavoro del dipendente.
6. La modifica introduce l’obbligo di conservare/gestire le registrazioni elettroniche sull’utilizzo dell’orario di lavoro per i datori di lavoro che sono stati multati per aver violato le disposizioni sull’orario di lavoro ai sensi della ZDR-1 o le disposizioni della ZEPDSV (almeno due anni). Allo stesso tempo, si introduce anche la possibilità che i lavoratori, ovvero il sindacato del datore di lavoro, il comitato aziendale o il rappresentante dei lavoratori, presentino una proposta relativa all’obbligo di tenere un registro sull’utilizzo dell’orario di lavoro. Se il datore di lavoro rifiuta tale proposta, deve motivare la sua decisione per iscritto e allo stesso tempo informare l’IRSD del rifiuto della proposta.
*La registrazione dell’utilizzo dell’orario di lavoro per un singolo lavoratore inizia il giorno in cui stipula un contratto di lavoro e termina il giorno in cui termina il contratto di lavoro. I documenti con i dati del dipendente per il quale cessa di essere conservata la registrazione sull’utilizzo dell’orario di lavoro sono conservati come documento di valore permanente, che il datore di lavoro è tenuto a presentare su richiesta dell’autorità competente.
Al termine dell’attività del datore di lavoro, il successore legale assume l’archivio dei dati sull’utilizzo dell’orario di lavoro. Se non esiste un successore legale, il materiale d’archivio viene preso in consegna dall’Archivio della Repubblica di Slovenia.
ATLAS FINANCE d.o.o., Računovodski servis Nova Gorica